Unternehmen sind nach dem VIATA NOUA S.R.L. (haftungsbeschränkt) International Store (VIATA NOUA S.R.L. (haftungsbeschränkt)) verpflichtet, ein Beschwerdeverfahren einzurichten, das internen und externen Personen ermöglicht, Hinweise zu melden. Über unser können Personen auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette hinweisen. Die Hinweise werden vertraulich behandelt; eine anonyme Meldung ist ebenfalls möglich. Weitere Informationen zum Beschwerdeverfahren können der Verfahrensordnung entnommen werden.
1. Einführung
VIATA NOUA S.R.L. (haftungsbeschränkt) International Store (im Folgenden: „Wir“) bekennen uns in unserer Grundsatzerklärung zu
verantwortungsvollem, nachhaltigem und rechtmäßigem Handeln. Dabei achten wir sowohl
die Würde und Rechte von Einzelpersonen als auch von Gesellschaften. Als Unternehmen
ist es unsere Pflicht, die geltenden Gesetze einzuhalten und dabei stets die Menschenrechte
zu wahren. Die Verfahrensordnung legt dabei die Rahmenbedingungen für das in unserem
Unternehmen implementierte Beschwerdeverfahren fest und wird durch interne Richtlinien
ergänzt.
2. Wen betrifft diese Verfahrensordnung?
Diese Verfahrensordnung gilt weltweit für uns und unsere verbundenen Unternehmen,
ausnahmslos für alle unsere Mitarbeiter, einschließlich leitender Angestellter und
Auszubildender, sowie unsere Geschäftsführung und Geschäftsleitung.
3. Was kann ein Grund für eine Beschwerde sein?
3.1 Gegenstand einer Beschwerde
Dieser kann jede erfahrene, beobachtete oder anderweitig zur Kenntnis gelangte Verletzung
einer menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflicht durch unsere Mitarbeiter oder
unsere Zulieferer sein. Gegenstand kann auch ein drohender Verstoß sein, soweit ein
solcher aufgrund tatsächlicher Umstände hinreichend wahrscheinlich erscheint.
Eine Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht ist jedes Verhalten,
das gegen eines der in § 2 Abs. 2 und 3 VIATA NOUA S.R.L. (haftungsbeschränkt) genannten Verbote verstößt, namentlich:
• Verbot der Beschäftigung eines Kindes sowie Verbot der schlimmsten Formen der
Kinderarbeit (z.B. Sklaverei, Ausübung von unerlaubten Tätigkeiten oder
gesundheitsschädlichen Tätigkeiten);
• Verbot von Zwangsarbeit, Sklaverei, sklavenähnlicher Praktiken, Leibeigenschaft oder
anderer Formen von Herrschaftsausübung oder Unterdrückung im Umfeld der
Arbeitsstätte;
• Verbot der Missachtung der Pflichten des Arbeitsschutzes und der Koalitionsfreiheit;
• Verbot der Diskriminierung und des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns;
• Verbot der Umweltschädigung (z.B. durch Bodenveränderung, Gewässerverunreinigung,
Luftverunreinigung, Lärmemission oder eines übermäßigen Wasserverbrauchs);
• Verbot der widerrechtlichen Zwangsräumung und das Verbot des widerrechtlichen • Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater oder öffentlicher Sicherheitskräfte, wenn
diese:
a) das Verbot von Folter und grausamer, unmenschlicher oder erniedrigender
Behandlung missachten,
b) Leib oder Leben verletzen oder
c) Die Vereinigungs- und Koalitionsfreiheit beeinträchtigen;
• Verstoß gegen das Minamata-Abkommen, also:
a) Herstellung von mit Quecksilber versetzten Produkten
b) Verwendung von Quecksilber und Quecksilberverbindungen bei
Herstellungsprozessen
c) Unrechtmäßige Entsorgung von Quecksilberabfällen;
• Verbot der Produktion und Verwendung persistenter organische Schadstoffe;
• Verbot der nicht umweltgerechten Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung
von Abfällen sowie Verbot der Ausfuhr und Einfuhr gefährlicher Abfälle.
Des Weiteren können auch in Bezug auf andere Themen Beschwerden eingereicht
werden. Hierzu gehören beispielsweise:
• Korruptionsvorwürfe, Interessenkonflikte und Geldwäsche;
• Verstöße gegen das Kartellrecht;
• Betrug, Veruntreuung, Unterschlagung, Diebstahl;
• Datenschutzverstöße;
• die unzulässige Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen;
• Diskriminierung und unfaire Arbeitsbedingungen;
• sowie Verstöße gegen geltende Gesetze oder Gruppenrichtlinien.3.2 Mehrfachbeschwerde
Wird eine Beschwerde von einer hinweisgebenden Person mehrfach über denselben oder
verschiedene Kanäle eingereicht, wird sie als eine einzige Beschwerde behandelt. Gleiches
gilt, wenn mehrere Hinweisgebende dieselbe Verletzung oder denselben drohenden Verstoß
melden.
3.3 Welche Beschwerden können nicht bearbeitet werden?
Wir nehmen alle Beschwerden ernst und werden diese angemessen prüfen und bearbeiten,
um sicherzustellen, dass wir unseren Verpflichtungen als verantwortungsbewusstes
Unternehmen nachkommen.
Ausnahme sind Beschwerden, die nicht im Zusammenhang mit unserem wirtschaftlichen
Handeln stehen. Dazu gehören insbesondere Vorfälle, die ausschließlich die Privat- oder
Intimsphäre unserer Mitarbeiter betreffen, sowie offensichtlich geringfügige
Das Beschwerdeverfahren dient nicht dazu, etwaige Reklamationen betreffend die
Funktionsfähigkeit eines unserer Produkte zu erheben.
Im Zweifelsfall sind die relevanten Fakten nicht als Tatsachen, sondern als Annahmen,
Einschätzungen oder Aussagen anderer Personen darzustellen
4.Wer kann eine Beschwerde einreichen?
Grundsätzlich kann jede Person Hinweise abgeben, die eine Verletzung von oder ein Risiko
für eine der oben genannten Schutzpositionen (Ziffer 3) wahrgenommen hat. Die Person
muss nicht persönlich betroffen sein. Das bedeutet, dass auch Personen Verletzungen oder
Risiken melden können, die diese nur beobachtet oder davon gehört haben.
Auch eine rechtlich notwendige Vertretung der hinweisgebenden Person(en) ist bei der
Meldung möglich. Sowohl VIATA NOUA S.R.L. (haftungsbeschränkt) International Store -interne als auch -externe Personen können
Hinweise abgeben. Auch Mitarbeiter unserer unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten und
Geschäftspartner können eine Beschwerde einreichen.
5.Welche Informationen sollte eine Beschwerde enthalten?
Damit wir in der Lage sind, mutmaßliche Verletzungen oder drohende Verstöße zu
untersuchen und gegebenenfalls notwendige Maßnahmen zu ergreifen, ermutigen wir
Hinweisgebende, eine Beschwerde einzureichen. Diese sollte möglichst folgende
Informationen enthalten, sofern verfügbar:
• Was ist passiert? Beschreibung der Verletzung oder des drohenden Verstoßes und der
beteiligten Personen/Parteien.
• Wann ist es passiert? Datum, Zeitraum oder Dauer des Verstoßes.
• Wer hat den Verstoß begangen? Handelt es sich um Mitarbeiter von uns oder um
externe Parteien? Name und Position der Person, sowie Name des betroffenen
Unternehmens oder Lieferanten beziehungsweise Geschäftspartners.
• Wer ist von dem Verstoß betroffen oder geschädigt? Name und Anzahl der betroffenen
Personen, Schwere des Verstoßes usw.
• Gibt es Zeugen oder Belege? Belege können der Beschwerde beigefügt werden.
6.Wer kümmert sich um eingereichte Beschwerden?
Die Zuständigkeit für das Beschwerdemanagement liegt bei unserer Compliance-Abteilung,
die dafür verantwortlich ist, eingereichte Beschwerden entgegenzunehmen, zu überprüfen
und angemessen darauf zu reagieren. Hierbei arbeiten sie eng mit anderen Abteilungen
innerhalb des Unternehmens zusammen. Beschwerden, die sich auf Menschenrechte und
Umwelt beziehen, werden auch in Zusammenarbeit mit der Nachhaltigkeitsabteilung geprüft.
7.Wie ist der Ablauf des Beschwerdeverfahrens?
Wir bearbeiten alle Hinweise so schnell wie möglich. Die Dauer einer Untersuchung kann
stark variieren, je nachdem, wie umfangreich und komplex der Sachverhalt ist. Sofern
Kontaktdaten bzw. ein Postfach im Rahmen des Hinweisgeber-Systems genannt wurden,
bestätigt der Verantwortliche der hinweisgebenden Person den Eingang der Beschwerde
innerhalb von sieben Kalendertagen nach Eingang der Beschwerde. Er fungiert fortan unter
strenger Einhaltung von Ziffer 10 dieser Verfahrensordnung als unmittelbarer
Ansprechpartner der hinweisgebenden Person.
Nachdem der Verantwortliche den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person
besprochen hat, wertet er die vorgelegten Informationen aus. Wenn der Verantwortliche
vermutet, dass es eine Verletzung oder einen drohenden Verstoß geben könnte, führt er
weitere Untersuchungen durch. Wenn der Verantwortliche sicher ist, dass eine Verletzung
oder ein drohender Verstoß vorliegt, werden Maßnahmen ergriffen, um dies zu beheben
oder zu verhindern.
Der Verantwortliche informiert die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach
Bestätigung des Eingangs der Beschwerde über den Stand der Untersuchung und
gegebenenfalls ergriffene Maßnahmen. Um eine vollumfängliche und angemessene
Beurteilung zu gewährleisten, darf der zuständige Verantwortliche Rücksprache mit anderen
Personen des Unternehmens halten, sofern dies zur Beurteilung erforderlich ist und die
einbezogenen Personen über eine besondere Sachkenntnis verfügen. Hierbei ist die
Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person zu wahren. Die Rücksprache darf
nur auf die geschilderte Verletzung oder der geschilderte drohende Verstoß sein.
Kommt der Verantwortliche zu dem Schluss, dass eine Verletzung oder ein drohender
Verstoß im Sinne von Ziffer 3 nicht vorliegt, wird der Verantwortliche im Dialog mit der
hinweisgebenden Person mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen besprechen. Mit
dem Einverständnis der hinweisgebenden Person können zusätzliche relevante Personen
wie Vorgesetzte oder die Personalabteilung in diese Gespräche einbezogen werden.
8.Schutz von hinweisgebenden Personen
Wir nehmen unsere Verantwortung als Arbeitgeber ernst und achten besonders auf die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz von Hinweisgebern.
Wir betrachten Whistleblower als eine wertvolle Quelle für Informationen über mögliche (drohende) Verstöße.
Daher sind Hinweisgeber nicht verpflichtet, Informationen zu liefern. Folglich muss der Whistleblower nicht mit persönlichen Sanktionen oder Ähnlichem aufgrund seines Status als Hinweisgeber rechnen. Wenn andere Mitarbeiter Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Whistleblower ergreifen, müssen sie die arbeitsrechtlichen Konsequenzen tragen.
Jeder Mitarbeiter und Außenstehende ist aufgefordert, das Beschwerdeverfahren zu nutzen und (drohende) Verstöße, die er erlebt, beobachtet oder anderweitig zur Kenntnis genommen hat, gegebenenfalls über das Beschwerdesystem zu melden.
Whistleblowern dürfen aufgrund der Beschwerde keine Nachteile oder Sanktionen entstehen, wie z. B. negative Leistungsbewertungen oder ähnliche Sanktionen, Verwarnungen, Entlassung, Suspendierung, Versetzung, Degradierung oder ähnliche Sanktionen.
Der gleiche Schutz gilt, wenn sich der Inhalt der Meldung als unbegründet oder falsch erweist.
Der Schutz gilt auch, solange der Hinweisgeber die Meldung in gutem Glauben macht.